檔案管理經驗

搞好檔案管理工作的幾點經驗

　　檔案管理的重要性我想不必多談了，凡是從事這項工作的同行，想必對此都會有很深的體會。今天，我做為一名檔案管理人員，在多年工作實踐中，單就如何搞好檔案管理工作得到的一些粗淺見解，在此與大家交流一下。

一、把好公文擬制關

　　公文擬制是檔案工作的起點，把好公文擬制關，是做好檔案管理工作的基礎。把好公文擬制關，要圍繞下面幾個問題進行：

　　1、文種使用不當。主要有請示、報告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等。

　　2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。

　　3、公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。

　　4、數字使用不規(guī)范。

　　上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，站在做好檔案管理工作的角度講，要盡量將各種問題都解決在核稿階段，以確保公文的高質量、高水平，從而確保檔案的高質量、高水平。

二、做好公文的評估分類

　　公文形成后，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理，在數量眾多、內容龐雜的文件中挑選出具有保存價值的文件進行歸檔。要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

　　1、重視公文的規(guī)范化管理，加強檔案部門對文件管理的超前控制，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復立卷，使文書工作流程科學化、合理化。

　　2、務必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。

　　3、文秘人員要重視檔案知識的學習，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，真正做到邊工作、邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。

三、做好檔案收集工作

　　在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，具體可以從以下幾點著手：

　　1、處理好上級發(fā)文。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值。

　　2、處理好本單位自生文件。對于本單位自生文件，應及時將形成該文件的所有資料按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”，初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

四、善于交流，接受新信息，不斷促進檔案工作做的更好

　　要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，或跟同行多交流，接受新信息，比如向電子歸檔、微機檢索過渡，以及使用自動檔案柜等。

　　檔案管理工作具有很強的挑戰(zhàn)性，只要我們以高度的職業(yè)責任感、較強的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理向規(guī)范化、科學化發(fā)展。